Destrucción certificada de documentos

¿Cuál es el destino final de sus documentos?. Al pasar por alto este punto, es probable que esté exponiendo a sus clientes, proveedores o entidades con las que se interactúe dentro de su actividad a posibles actos fraudulentos de personas que tengan acceso a esta documentación.

De tal modo, es importante que todas las empresas se planteen los siguientes puntos:destruccion-de-documentos

  • ¿Está seguro de conocer cuál es el destino final de los documentos que se van a la papelera?
  • ¿Ha visto cómo destruyen los documentos de su empresa?
  • ¿Tiene la certeza de que su documentación es destruida mediante un proceso de seguridad?
  • ¿La competencia estaría interesada en la información registrada en sus documentos?
  • ¿Si los documentos de su empresa los encontrasen en la calle, cree que la imagen de su entidad se perjudicaría?
  • ¿Considera importante aplicar un tratamiento adecuado de seguridad documental para su información?

En cuanto se evalúen las siguientes preguntas, su empresa estará cada vez más segura de necesitar de un servicio de destrucción de documentos, pues el elemento de mayor valor en la actualidad, es la información.

¿Por qué un servicio de destrucción de documentos?

destruccion-documentacionLa destrucción de documentos es un proceso que debe ser contemplado por todas empresas, sean públicas o privadas, para que así los documentos sean procesados del modo en que lo contempla la Ley. Además, la documentación será procesada de manera tal, que le permitirá a su empresa ahorrar tiempo y dinero, sin que la seguridad sea un motivo de preocupación.

Así mismo, es fundamental para cualquier empresa velar por sus intereses y criterios mínimos de acogimiento a las normativas, considerando que probablemente la competencia ya ha dado inicio a su proceso de destrucción confidencial de sus documentos, evitando de esta manera que la información de tipo confidencia, pueda llegar a manos no deseadas.

En ese sentido, cuando se puede disponer de un servicio de destrucción certificada de documentos, es posible ofrecer un servicio más óptimo para el cliente, ya que se puede asegurar que los datos estarán protegidos bajo los máximos niveles de seguridad, ofreciendo más garantías.

A su vez, cuando se guarda por tiempo indefinido los documentos de sus clientes, los está exponiendo a un riesgo innecesario que puede ser evitado si a partir de una estrategia correctamente conformada, se destruyen los documentos. Cuando no se cumple con este tipo de tratamiento, habrá una amenaza latente que puede comprometer a sus proveedores, clientes o instituciones dentro de su sector.

Igualmente, la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal obliga a las empresas a que adopten las medidas técnicas y organizativas que sean necesarias para garantizar que los datos de carácter personal estén seguros, se evite su alteración, tratamiento indebido, no autorizado o su pérdida.

A su vez, cada archivo debe ser cuidado adecuadamente para respetar lo mejor posible su ciclo vital y en ese sentido, es necesario darle el mantenimiento adecuado a partir de los criterios de la destrucción de documentación, es una buena manera de dar inicio con el proceso.

¿Porque es aconsejable usar un servicio de destrucción de documentos?

Actualmente pordemos destruir la información que nuestra empresa genera usando papeleras o trituradoras de papeles, son opciones económicas, pero generan un elevado índice de riesgo por diferentes motivos.

Al igual que en el caso de la papelera hay riesgos como:

  • La capacidad de almacenaje es poca.
  • El costo de estas trituradores es alto y requiere un mantenimiento.
  • Tan sólo se pueden procesar papeles y no discos duros u otros soportes de datos.
  • Para su utilización se requiere de emplear el tiempo de los trabajadores.
  • No hay seguridad ni seguimiento sobre la destrucción de estos documentos

Dentro de la política de destrucción de documentos en algunas empresas se contempla el reciclaje como una medida segura. En realidad no es un método que pueda ser calificado de esta manera, ya que quien reciba el papel, en caso de no haber sido destruido previamente, podría realizar una selección del material y así filtrar su información.

A su vez, los documentos para reciclaje se pueden almacenar por largos periodos de tiempo sin que nadie los toque o los mueva, por tanto, no habrá criterios de seguridad valederos y este material podría exponer a la empresa, según la información que contenga.

Método de destrucción certificada de documentos

  • El riesgo de una pérdida o filtración de la información es mínimo.
  • La capacidad de almacenaje es gigantesca si se la compara con las demás alternativas.
  • Se usan contenedores especializados para brindar seguridad a la documentación.
  • Es una solución con la que se puede destruir todo tipo de información, así que no importará el soporte o dispositivo en el que se almacene.
  • No implica una pérdida de tiempo para los trabajadores de su empresa.
  • En cuanto un contenedor esté lleno, la unidad móvil a cargo del proceso de destrucción se encargará de desplazarse a su sede y allí destruir la documentación. Posteriormente se envía a una planta de reciclaje.
  • Incluir este proceso dentro del tipo de tratamiento que se da a los documentos de sus clientes o proveedores, le dará un valor añadido al servicio o producto que ofrezca su empresa.
  • Es un método que cuenta con un certificado de garantía, tanto de destrucción, como de reciclaje.

¿Por qué elegir un método certificado de destrucción de documentos?

destruccion-certificada-documentosAdemás de los puntos antes mencionados, este tipo de servicio es un mecanismo para aumentar la seguridad con la que se trata la documentación y mejorar la productividad en los despachos, oficinas y archivos.

A su vez, al ser un servicio externo, de gran capacidad y ejecutado por profesionales, implica un ahorro económico importante para su empresa, consiguiendo que se sostenga una relación entre calidad y precio que será incomparable a sí este tipo de procedimiento es realizado directamente por su empresa.

Así mismo, la externalización es un medio por el cual se garantiza un trabajo efectivo, discreto, confidencial y seguro para la destrucción de la información, permitiendo que se puede ofrecer un valor añadido desde su empresa, para clientes y proveedores.

Respecto a la destrucción, es inmediata, así que se va a realizar en el mismo lugar de origen de la documentación. Una vez se ejecute será imposible reconstruir, recupera o tan siquiera reconocer los documentos que han pasado por este procedimiento.

En ese orden de ideas, la destrucción in situ es el único método con el que se asegura al 100% la trazabilidad, y simultáneamente, que la destrucción obtenga como resultado lo que se desea, partiendo de unas medidas de control, seguridad y confidencialidad. De tal modo se reduce a cero el riesgo de una posible filtración o pérdida de un documento que sea clave luego del almacenamiento y transporte del mismo, pues finalmente todos serán destruidos en una planta en la que se tratan residuos.

¿Cuándo solicitar este tipo de servicio?

destruccion-documentosAunque toda empresa debería cumplir con este tipo de procedimiento de destrucción de la documentación, hay momentos clave que pueden ser identificados.

En primera instancia, cuando se nota un exceso de documentos, la destrucción puntual de algunos de ellos es una posibilidad dentro del servicio, ya que así se puede ejercer un mecanismo de control con el que se van a limitar los excesos. Dentro de los archivos que más pueden provocar este tipo de situación, se encuentran: los impuestos, documentos legales, currículos, traslados, cierres de oficinas, archivos de clientes, etc. Recuerde que son datos que toda empresa debe almacenar y por esto ocurre.

Dando continuidad a la idea anterior, liberar espacios es fundamental para un acceso cómodo, rápido y seguro a las instalaciones de su empresa, siempre garantizando la confidencialidad y seguridad de sus archivos. Es así como la preocupación va a estar dirigida por la liberación de espacio en los estantes, a través de una retirada selectiva y de una selección de lo que es pertinente o no.

También hay que subrayar el ciclo de vida de un documento, es decir, una operación técnica en la que se realiza una evaluación de archivo, en aras de retirar una parte del mismo. Es una labor en la que se integra tanto una postura de gestión de archivo, como una en la que se pretende la construcción de una biblioteca, para que así el ciclo vital de su documentación transcurra como es debido.

Finalmente, al ser un servicio que se elabora pensando en ofrecer la máxima personalización posible, cada una de las propuestas pueden ser reestructuradas para acomodarse a los requerimientos de cada caso en particular. Por tanto, cualquier momento será el indicado para proceder con la destrucción de documentos que estén ocupando espacio que puede ser útil para otras tareas o que no vale la pena almacenar.

¿Cómo es el proceso de trabajo para la destrucción de documentos?

La destrucción in situ es la solución más óptima y sencilla para ambas partes, con la que se puede proteger a cualquier empresa de forma económica de filtraciones de documentos o información de cualquier índole.

proceso-de-destruccion-de-documentos

  1. En primera instancia se debe solicitar el servicio de destrucción de documentos. En este punto se detallarán los requerimientos básicos para el cumplimiento del proceso y demás.
  2. El servicio será programado, se instalarán los contenedores especializados para el trabajo y se aplicará todo el protocolo de seguridad para la recogida de la documentación. A su vez, se van a programar recogidas periódicas que se adapten a las necesidades de la empresa.
  3. A continuación se aplicarán procesos de seguridad interna, siempre informando la identidad de los operarios que estarán a cargo de ofrecer el servicio. En este momento los operarios van a recoger los documentos de los archivos o contenedores que se encuentren en la sede de la empresa.
  4. Se dará inicio a la destrucción in situ, permitiendo así que se custodie todo el trabajo y garantizando que sea lo más confidencial posible, cumpliendo de esta manera el protocolo de seguridad que se ha establecido para la destrucción de la documentación a cargo de la unidad móvil. En cuanto a las unidades móviles, es importante aclarar que son autónomas y tienen una capacidad máxima de destrucción.
  5. En cualquier momento la persona responsable de la empresa en vigilar el procedimiento que se esté ejecutando, puede supervisar lo que se está haciendo y por supuesto, la destrucción de los documentos.
  6. Una vez se cumpla con la destrucción in situ ya se habrá asegurado que el material ha sido destruido en su totalidad, siguiendo las máxima condiciones de seguridad. Después de ello el compromiso será en reciclar los residuos que resulten del proceso como una política de conservación del medio ambiente.
  7. La custodia de la documentación requiere de ofrecer una certificación de que efectivamente se ha cumplido con la destrucción de la documentación y que sus residuos han sido reciclados. El responsable de la empresa puede consultar por ello en cualquier momento que lo crea conveniente.

¿Qué son los servicios periódicos?

servicio-periodico-de-destruccion-de-documentosSon visitas que se programan en función del volumen de documentos que deban ser procesados para cada empresa. En ese sentido, es un mecanismo que se adapta a cada negocio de acuerdo a lo que éste genere, para que cuando llegue el momento adecuado, se proceda con la destrucción in situ, sin que su compañía deba preocuparse en lo absoluto de este tema.

Material digital o soportes magnéticos

También se contempla su destrucción dentro del servicio. Uno de los puntos fundamentales dentro de este rubro son los ordenadores viejos, los cuales pasarán a ser reciclados, donados a organizaciones de beneficencia o vendidos de segunda mano o por partes.

Aunque pueda parecer una tarea sencilla, los datos que se graban en los discos duros de los ordenadores deben eliminarse adecuadamente, ya que de lo contrario los piratas informáticos podrán superar ciertos mecanismos de seguridad y acceder sin autorización a los datos de su empresa. La solución consiste en destruir los soportes de datos, pues es el único método efectivo que asegura un 100% de fiabilidad.

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