Custodia de documentos

Aunque por el contexto institucional de una empresa los documentos no son vistos como tal en algunas ocasiones, la información debe ser pensada como un activo más dentro de la compañía, razón por la que contar con un servicio de protección de custodia para su gestión, es fundamental para su cuidado.

Cuando se cuenta con una custodia correcta y una gestión de los documentos adecuada para los datos de una empresa, se facilita el acceso a cada una de las partes de la documentación que conforman el archivo, a cumplir con las normativas vigentes para la elaboración de este tipo de espacios y a reducir costos y riesgos.

En caso que los documentos que se van acumulando y almacenando sin mucha organización sea un lastre con el cual carga su empresa, no estará nada mal consultar por los servicios especializados de una agencia  que se encargue de custodiar y gestionar sus documentos.

Los cuatro grandes rubros de la custodia de documentos

A grandes rasgos la custodia documental se puede dividir en cuatro puntos, que como se podrá interpretar una vez se los conozca, será mucho más óptimo para la mayoría de las empresas externalizar su cumplimiento, para mejor enfocarse en las actividades correspondientes con la actividad principal dentro de su rubro.

Almacenamiento de los documentos

Los archivistas a cargo van a clasificar los documentos y a guardarlos en cajas de custodia documental que van a ser recogidas en contenedores para su posterior traslado a un centro seguro en el que no van a estar expuestos ante un daño o deterioro. En caso que se requiera consultar un documento en físico, sólo será cuestión de llamar al servicio de custodia documental.

Gestión de documentos

Es una tarea que se realiza a la medida de cada cliente. Para ello, los expertos a cargo de la gestión documental se van a centrar en dinamizar varios puntos para dar cuenta del proceso en general, a partir de: la codificación, clasificación, destrucción, expurgo y reubicación.

Gestión del archivo activo

Por las características de la documentación de una empresa va a existir un archivo activo, es decir, aquellos documentos que se consultan con más frecuencia. En ese sentido, los criterios de clasificación van a estar pensados en que sean lo más accesibles posible, pero siempre tratando de garantizar todas las ventajas de la contratación de un servicio externalizado. Así mismo, se subraya que los datos van a estar disponibles en cualquier momento, ya sea en formato físico o en digital.

Digitalización y escaneado

Como no sólo se trata de gestionar y custodiar la documentación, para la construcción del archivo digital será necesario integrar entre las funciones, la labor de escanear y digitalizar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa. Esto quiere decir que se puede contemplar la posibilidad de una digitalización total o parcial del archivo, hacerlo bajo demanda de acuerdo a circunstancias puntuales o en el menor de los casos, como parte de todo el proceso en general, para que avance al mismo ritmo.

¿Por qué contratar un servicio de custodia de archivos?

Si se quiere modernizar la forma en la que una empresa interactúa con los datos que hacen parte de su actividad, es fundamental que no sólo exista una preocupación por la gestión de los documentos, sino por una custodia del archivo en la que se incorporen todos los elementos tecnológicos, logísticos y humanos que sean necesarios para que el servicio sea de la más alta calidad posible y al tiempo se pueda ser eficaz con los requerimientos de los proveedores, clientes o demás entidades dentro de un sector determinado.

Así mismo, no hay que olvidar el seguimiento constante que se debe hacer de las normas a las que se deben acoger las empresas para la prestación de sus servicios y así dar un valor añadido a sus proyectos o atención.

Ventajas del servicio

Para detallar las mejorías principales que una empresa va a experimentar al integrar la custodia de archivos dentro de su margen de acción, se especifican las siguientes:

  • Es una excelente medida por la que se puede optar para la disminución de los gastos, pues se puede pensar en reducir el tamaño del espacio que se utiliza en las instalaciones de su empresa para una tarea de este tipo, al trasladar los archivos que son pasivos a zonas especializadas para su custodia.
  • En caso que se esté pensando en trasladar a un archivo externo aquellos documentos que se consultan con menor frecuencia, la disminución en cuanto a las necesidades de espacio se hará notar, al igual que los costos de las oficinas.
  • Es ideal para acceder a los documentos originales o físicos en el menor tiempo posible, ya que al no disponer de unos criterios básicos de gestión documental, la organización será escasa y deficiente.
  • Si los documentos deben continuar existiendo físicamente por largos periodos de tiempo y las condiciones en que se los almacena producen grandes gastos o son deficientes, un servicio de custodia de archivos es la solución idónea.
  • Para proteger la confidencialidad de la información que se esté guardando en el archivo, así que los accesos indiscretos van a ser controlados desde el primer momento.
  • La mejora en los costes al archivar documentos se notará desde el primer momento en el que se cuente con el apoyo de un servicio de estas características, ya que se va a liberar espacio físico para posibilidad que esos gastos que antes eran fijos, en variables. Es decir que se van a eliminar inversiones que no son necesarias.
  • La gestión de los archivos se va a optimizar a lo largo de todo el ciclo de vida del documento. Se incluye acceso remoto al expediente o del traslado del documento original y el tiempo de respuestas que se tendrá para su acceso. Con esto se garantiza un margen amplio para la consulta y la actualización de la información.
  • La documentación que sea confidencial se va a almacenar con acceso controlado. Además su mantenimiento será en unas condiciones adecuadas para que se conserve lo mejor posible.
  • Al contratar un servicio de custodia de archivo externo se va a disponer de un espacio para almacenaje que ha sido pensado desde el primer momento para el desarrollo de esta actividad.
  • Los edificios en los que se custodian los documentos están dotados de las medidas de seguridad de más alta tecnología. Así se van a controlar los accesos y se previenen incendios.
  • Los documentos que necesiten de tratamientos singulares o especiales van a ser almacenados en condiciones ideales de temperatura y humedad, con equipos tecnológicos para gestionar su cuidado.
  • La custodia del archivo no sólo es para documentos en físico o papel, sino electrónica, así que se contempla su digitalización y clasificación a este nivel.

¿En qué consiste el proceso de custodia de documentos?

Transporte

La recogida de la documentación será efectuada dentro de los límites territoriales de España, por tanto, no tendrá que preocuparse si los documentos han sido ubicados en un punto central o en varios lugares.

El servicio de transporte se va a asegurar de respetar los siguientes tres puntos para el cuidado de la información del archivo:

  • Se utilizarán contenedores especializados para el transporte de documentos, con los cuales se va a optimizar el espacio y que cumplen a cabalidad con todas las normas vigentes para esta tarea.
  • Toda la documentación será inventariada al ser transportada, además gozará de unas condiciones plenas en materia de seguridad.
  • La salida de los documentos se realizará con constancias bien registradas ante las dependencias del cliente y las de la salida de quien presta el servicio.

Inventarios

En un primer momento será necesario establecer cuáles van a ser los criterios de clasificación y de cada uno de los procedimientos que se van a ejecutar. Tenga en cuenta que tras varios años de trabajo, es de esperarse que su empresa acumule un volumen importante de documentos y material que va a estar desorganizado y que necesitará de una adecuada clasificación que cumpla con unos criterios de clasificación básica.

El servicio se podrá prestar tanto en las instalaciones de su empresa o directamente en un centro de clasificación. De esta manera, son dos los puntos que se van a atender:

  • Un inventario con los documentos que ya estarán archivados mediante carpetas o cajas, para así dar cuenta desde el primer momento de los criterios de clasificación que se utilizarán.
  • Se crearán listas globales con toda la documentación ya inventariada.

De acuerdo con la experiencia que se ha podido recopilar dentro del sector, lo más común es que se generen tres tipos de documentación:

  • Documentación para digitalizar, los cuales van a ser seleccionados de acuerdo a criterios establecidos por el servicio de custodia de archivo y a las necesidades de cada entidad respecto a la documentación que almacenan.
  • Documentación que se va a custodiar y archivar en un almacén, pero que no se va a digitalizar, ya que no se considera oportuno que pase por un proceso de este tipo.
  • Documentación para destruir, bien sea porque no será de utilidad en el futuro para la empresa o para dar cumplimiento a las exigencias que han sido establecidas en la Ley para la gestión de los documentos.

Según las necesidades particulares de cada cliente los documentos se pueden almacenar en una caja, en un expediente o si es el caso, a nivel de documento.

Control de entrada de archivo

En cuanto se dé inicio a la entrada a los almacenes de la documentación, el personal a cargo se dará a la tarea de verificar su ingreso, analizando hasta el más mínimo detalle para que no se pase por alto información que sea relevante.

Gracias a los códigos que se asignan al contenedor se podrá identificar las características de los documentos, pero en ningún momento se sabrá cuál es la información que está en su interior. En ese sentido, las cajas serán indescifrables para las personas que sean ajenas al servicio de custodia de documentos.

A partir de estos datos se va a generar una documentación con la que se va a reflejar la estructura de la base de datos, es decir, que permitirá consultas posterior. En caso que la empresa lo requiera, se puede enviar una copia impresa de esta documentación.

Consulta de archivo físico

En cuanto se finalice con cada una de las tareas anteriores, se podrá dar inicio con el servicio de consultas para las empresas en el momento que así se piense que es oportuno. El objetivo en este punto será brindar una atención personalizada y ajustada a las necesidades de cada caso en particular.

Las consultas se pueden hacer por teléfono, fax o correo electrónico, mientras que la entrega de los documentos que sean solicitados, se realizará usando cajas normalizadas, con testigos y albaranes de préstamos que así lo confirmen.

Respecto a las consultas del documento original, físico o en papel, hay dos vías por las que se puede optar, según sean las necesidades del cliente.

Una puede ser directamente en el centro que se custodia el archivo, lo que le permitirá:

  • Ver de primera mano la zona que se ha habilitado para la organización del archivo de la empresa. Es una ventaja importante para así consultar toda la documentación que se necesite y no un documento en particular.
  • En caso que se requiera de cierta documentación en especial, los operarios dentro del centro van a acceder a la nave para así retirar y entregar los documentos en físico.
  • Cada consulta que se realice siempre será registrada, dando cuenta de la caja, fecha, la persona que está efectuando la consulta y el operario que esté guiando la visita.
  • En caso que el cliente o empresa lo necesite, será posible hacer una fotocopia de los documentos que se necesiten.

En aquellos casos en que los documentos se envíen a las instalaciones de la empresa, todo dependerá de la forma en la que se haya realizado la contratación del servicio. De todos modos y según sea la urgencia de la consulta, los medios electrónicos siempre serán una posibilidad para agilizar los trámites.

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