Ocasionalmente, debido al contexto institucional de las empresas, los archivos no son vistos como activos. Sin embargo, la información debe ser pensada como uno más dentro de la compañía. Por esta razón, disponer de un servicio de custodia de documentos es fundamental para su cuidado y correcta gestión.
Cuando se cuenta con una protección efectiva de los datos de una empresa y una administración adecuada de los documentos, se facilita el acceso a cada una de las partes de la documentación que conforma el archivo. Además, se vigila el cumplimiento de las normativas vigentes para la elaboración de este tipo de espacios y se reducen costos y riesgos.
En caso de que los documentos tiendan a almacenarse y acumularse sin mucha organización (y esto sea un lastre con el cual carga su empresa) no estará nada mal consultar los servicios especializados de una agencia que se encargue de resguardar, preservar y organizar los mismos.
Los cuatro grandes rubros de la custodia de documentos
A grandes rasgos, la custodia de documentos se puede dividir en cuatro puntos. Una vez estos se conozcan, para la mayoría de empresas será fácil entenderlos y velar por su cumplimiento, con el fin de enfocarse mejor en las tareas correspondientes a la actividad principal dentro de su rubro.
1. Almacenamiento de los documentos
Los archivistas a cargo van a clasificar los documentos y a guardarlos en cajas de custodia documental, que van a ser recogidas en contenedores para su posterior traslado a un centro seguro. Ninguno estará expuesto a daños.
En caso de que se requiera consultar un documento en físico, sólo será cuestión de llamar al servicio de custodia documental. Como puede verse, esto sirve para guardar y luego acceder a la información de forma organizada, eficiente y segura.
3. Gestión del archivo activo
Por las características de la documentación de una empresa, va a existir un archivo activo. Es decir, aquellos documentos que se consultan con más frecuencia.
En ese sentido, los criterios de clasificación van a estar pensados en que sean lo más accesibles posible, pero siempre tratando de garantizar todas las ventajas de la contratación de un servicio externalizado. Así mismo, se subraya que los datos van a estar disponibles en cualquier momento, ya sea en formato físico o en digital.
2. Digitalización y escaneado
Como no sólo se trata de gestionar y custodiar la documentación, para la construcción del archivo digital será necesario integrar, entre las funciones, la labor de escanear y digitalizar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa.
Esto quiere decir que se puede contemplar la posibilidad de una digitalización total o parcial del archivo y hacerlo bajo demanda, de acuerdo a circunstancias puntuales o, en el menor de los casos, como parte de todo el proceso en general.
4. Gestión de documentos
Es una tarea que se realiza a la medida de cada cliente. Para ello, los expertos a cargo de la gestión documental se van a centrar en dinamizar varios puntos para dar cuenta del proceso en general, a partir de: la codificación, clasificación, destrucción, expurgo y re-ubicación.
¿Por qué contratar un servicio de custodia de archivos?
Si se quiere modernizar la forma en la que una empresa maneja sus datos, es fundamental que no sólo exista una preocupación por la gestión de los documentos, sino por una custodia del archivo.
En ella deben incorporarse todos los elementos tecnológicos, logísticos y humanos necesarios para que el servicio sea de la más alta calidad posible y, al mismo tiempo, se pueda ser eficaz con los requerimientos de los proveedores, clientes o demás entidades dentro de un sector determinado.
Así mismo, no hay que olvidar el seguimiento constante que se debe hacer de las normas a las que se han de acoger las empresas para la prestación de sus servicios y así dar un valor añadido a sus proyectos o atención.
Ventajas del servicio
Para detallar las mejorías principales que una empresa va a experimentar al integrar la custodia de documentos dentro de su margen de acción, se especifican las siguientes:
1) Es una excelente medida para disminuir gastos. Pues, al trasladar los documentos a zonas especializadas de custodia, se puede pensar en reducir el tamaño del espacio para archivar que se utiliza en las instalaciones de la empresa.
2) En el caso de aquellos documentos que se consultan con menos frecuencia, esto permite la preservación de la información, sin la necesidad de acumularlos en las oficinas y espacios de trabajo.
3) Es ideal para acceder a los documentos originales o físicos en el menor tiempo posible. Recuerde que, al no disponer de unos criterios básicos de gestión documental, la organización será escasa y deficiente.
4) Si los documentos deben continuar existiendo físicamente por largos periodos de tiempo (y las condiciones en que se los almacena producen grandes gastos o son deficientes), un servicio de custodia de archivos es la solución idónea.
5) Se protege la confidencialidad de la información que se esté guardando en el archivo, para evitar que esta sea vulnerada por terceros.
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6) La documentación que sea confidencial se va a almacenar con acceso controlado. Además su mantenimiento se producirá en unas condiciones adecuadas para que se conserve lo mejor posible.
7) La gestión de los archivos se va a optimizar a lo largo de todo el ciclo de vida del documento. Se incluyen acceso remoto al expediente y el traslado del documento original. El tiempo de respuesta que tendrá es mínimo. Con esto se garantiza un margen amplio para la consulta y la actualización de la información.
8) Se van a eliminar inversiones que no son necesarias, debido a la liberación del espacio físico y, por tanto, los gastos que antes eran fijos se van a convertir en variables. La mejora en los costes es inmediata.
9) Al contratar un servicio de custodia de archivo externo se va a disponer de un espacio para almacenaje, que ha sido pensado desde el primer momento para el desarrollo de esta actividad.
10) Los edificios en los que se custodian los documentos están dotados de las medidas de seguridad de la más alta tecnología. Así se van a controlar los accesos y se previenen incendios.
11) Los documentos que necesiten de tratamientos singulares o especiales van a ser almacenados en condiciones ideales de temperatura y humedad, con equipos tecnológicos para gestionar su cuidado.
12) La custodia del archivo no sólo es para documentos en físico o papel, sino para los electrónicos, así que se contempla su digitalización y clasificación a este nivel.
¿En qué consiste el proceso de custodia de documentos?
Transporte
La recogida de la documentación será efectuada dentro de los límites territoriales de España. Por tanto, no tendrá que preocuparse si los documentos han sido ubicados en un sitio central o en varios lugares. El servicio de transporte se va a asegurar de respetar los siguientes tres puntos para el cuidado de la información del archivo:
a) Se utilizarán contenedores especializados para el transporte de documentos, con los cuales se va a optimizar el espacio. Estos cumplen a cabalidad con todas las normas vigentes para esta tarea.
b) Toda la documentación será inventariada al ser transportada. Además gozará de unas condiciones plenas en materia de seguridad.
c) La salida de los documentos se realizará con constancias bien registradas ante las dependencias del cliente y de quien presta el servicio.
Inventarios
En un primer momento, será necesario establecer cuáles van a ser los criterios de clasificación y de cada uno de los procedimientos que se van a ejecutar. Tenga en cuenta que, tras varios años de trabajo, es de esperarse que su empresa acumule un volumen importante de documentos y material que va a estar desorganizado y que necesitará de una adecuada clasificación que cumpla con unas pautas básicas.
El servicio se podrá prestar tanto en las instalaciones de su empresa o directamente en un centro de clasificación. De esta manera, son dos los puntos que se van a atender:
1) Un inventario con los documentos que ya estarán archivados mediante carpetas o cajas, para así dar cuenta desde el primer momento de los criterios de clasificación que se utilizarán.
2) Se crearán listas globales con toda la documentación ya inventariada.
De acuerdo con la experiencia que se ha podido recopilar dentro del sector, lo más común es que se generen tres tipos de documentación:
Documentación para digitalizar
La cual va a ser seleccionada de acuerdo a criterios establecidos por el servicio de custodia de archivo y a las necesidades de cada entidad respecto a la documentación que almacenan.
Documentación que se va a custodiar en un almacén
Pero que no se va a digitalizar, ya que no se considera oportuno que pase por un proceso de este tipo.
Documentación para destruir
Bien sea porque no será de utilidad en el futuro para la empresa o para dar cumplimiento a las exigencias que han sido establecidas en la Ley para la gestión de los documentos.
Según las necesidades particulares de cada cliente, los documentos se pueden almacenar en una caja o en un expediente.
Control de entrada de archivo
En cuanto la documentación entre a los almacenes, el personal a cargo comenzará la tarea de verificar su ingreso, analizando hasta el más mínimo detalle para que no se pase por alto información que sea relevante.
Gracias a los códigos que se asignan al contenedor, se podrá identificar las características de los documentos. Pero en ningún momento se sabrá cuál es la información que está en su interior. En ese sentido, las cajas serán indescifrables para las personas que sean ajenas al servicio de custodia de documentos.
A partir de estos datos se va a generar un registro que posibilitará estructurar la base de datos. Es decir, que permitirá consultas posteriores. En caso que la empresa lo requiera, se puede enviar una copia impresa de este registro.
Consulta de archivo físico
En cuanto se finalice con cada una de las tareas anteriores, se podrá dar inicio al servicio de consultas para las empresas en el momento que se piense oportuno. El objetivo en este punto será brindar una atención personalizada y ajustada a las necesidades de cada caso en particular.
Las consultas se pueden hacer por teléfono, fax o correo electrónico. Mientras que la entrega de los documentos que sean solicitados se realizará usando cajas normalizadas, con testigos y albaranes de préstamos que así lo confirmen.
Respecto a las consultas del documento original, físico o en papel, hay dos vías por las que se puede optar, según sean las necesidades del cliente. Una puede ser directamente en el centro que se custodia el archivo, lo que le permitirá:
(1)
Ver de primera mano la zona que se ha habilitado para la organización del archivo de la empresa. Es una ventaja importante para así consultar toda la documentación que se necesite y no un documento en particular.
(2)
En caso que se requiera de cierta documentación en especial, los operarios dentro del centro van a acceder a la nave para así retirar y entregar los documentos en físico.
(3)
Cada consulta que se realice siempre será registrada, dando cuenta de la caja, fecha, la persona que está efectuando la consulta y el operario que esté guiando la visita.
(4)
En caso que el cliente o empresa lo necesite, será posible hacer una fotocopia de los documentos que se necesiten.
En aquellos casos en que los documentos se envíen a las instalaciones de la empresa, todo dependerá de la forma en la que se haya realizado la contratación del servicio. De todos modos y según sea la urgencia de la consulta, los medios electrónicos siempre serán una posibilidad para agilizar los trámites.