Gestión documental

Actualmente sin importar el rubro o sector al que se dedique una empresa, autónomo o entidad de cualquier índole, la gestión de la documentación con la que se trabaja o se va recopilando durante las actividades cotidianas, implica contemplar una tarea más dentro de las actividades por hacer.

Son contratos, facturas que envían los proveedores, documentos administrativos, órdenes de compra y similares, la documentación que se va acumulando y con la que se interactúa en una empresa, dando como resultado el tener que enfrentarse a la necesidad de dar un control adecuado de esta información.

Un servicio de gestión documental como un mecanismo de optimización empresarial

Aunque buena parte de las empresas desestiman las ventajas de contar con una adecuada gestión de la documentación, es fundamental tener claro que serán un sinfín de procesos los que se agilizarán.

Además de lo anterior, las condiciones actuales han provocado que las instituciones, empresas y organismos públicos deban acumulan cada vez más documentos, ya sea por los cambios en la legislación en donde se obliga a conservar los documentos por periodos de tiempo más largos, o por el incremento en la cantidad de servicios que se contratan.

En ese sentido, las empresas se caracterizan por ser entidades en las que la cantidad de información crece día a día y en caso de no disponer de un sistema de gestión documental adecuado para la situación, se transformará en un aspecto inmanejable ante el nivel de datos por procesar cuando se trata de documentación.

Es en este punto en el que resulta clara la necesidad de optar por la implementación de un sistema de almacenamiento de archivos, su distribución ordenada para facilitar el acceso a cualquiera de ellos en el momento deseado y por supuesto, para incrementar la productividad de la empresa en cuestión.

¿Por qué es conveniente?

Para integrar otros elementos a la problemática que se ha venido desarrollando hasta el momento, hay algunos factores que son puntuales si se analiza la necesidad de contratar un servicio de gestión empresarial. Entre ellos se destacan los siguientes tres puntos:

  • El espacio que suelen ocupar este tipo de archivos documentales es amplio. Si a esto se le suma las consecuencias de una mala organización de la información, se terminará por copar la oficina con documentos y no con otro de estancias que sean útiles para el aumento de la productividad de la compañía.
  • El riesgo del deterioro del papel que se esté usando para el registro de la información es muy alto cuando no se dispone de unas condiciones de cuidado mínimas. El mismo punto aplica para una calamidad en la que el papel se destruye, tal y como puede suceder si se presenta un incendio.
  • También hay que evaluar la Ley de Protección de Datos, pues es una normativa con la que se obliga a las empresas a contratar servicios que destruyan los documentos de manera confidencial, para así dar garantías de que no se está traficando con los datos personales, por tanto, el proceso debe externalizarse.

Al ser tan diverso, amplio y complejo el universo de obligaciones y necesidades de una empresa, el proceso como tal de gestión documental en cuanto a la guardia y custodia de los textos, hace que al valorar cómo proceder, lo más factible y al tiempo efectivo, consiste en contratar una compañía que se haya especializado en ofrecer servicios de gestión documental.

Dentro de este sector el objetivo principal radica en prestar servicios en los que se dominan las técnicas de almacenamiento y conservación de la documentación, su catalogación y clasificación para que posteriormente se la pueda recuperar en poco tiempo.

Razones para contratar una agencia especializada en procesos de gestión documental

En cuanto se pongan en consideración cada una de las ideas anteriores, se hace más claro lo necesario que es optar por una agencia especializada en este rubro para así lograr que la documentación empresarial sea almacenada y organizada siguiendo unos criterios básicos para su posterior uso y cumplimiento de las disposiciones legales.

Además es fundamental aclarar que el sector de la gestión documental no debe ser reducido a la construcción de un archivo y a la conservación de su información, sino a la inclusión de servicios BPO (Business Process Outsourcing), es decir en la externalización de procesos internos de las empresas, pero que al ser un gasto no productivo, es un costo muy elevado de sostener, razón por la que se solicita a compañías por fuera, pero que pertenezcan al sector, para que lo gestionen.

Por tal motivo, una de las técnicas que se ha institucionalizado en el rubro, ha sido la gestión electrónica de documentos como un mecanismo que se ampara en el marco de la innovación tecnológica, es el sustento para proporcionar soluciones en el archivo, la custodia, procesamiento y la gestión de la documentación de cualquier entidad.

Al disponer de un servicio de estas características se va a disponer de una correcta y adecuada gestión de las facturas o contratos, sólo que estará en manos de una agencia especializada, la cual se encargará de la digitalización y almacenamiento de los archivos, mientras que simultáneamente administrará la información que allí se pueda estar conservando.

También es clave anotar que la inclusión de las nuevas tecnologías es uno de los aspectos con los que se logra fundamentar el proceso, ya que no sólo consiste en la digitalización de los documentos como una primera labor para rebajar los gastos de la empresa, sino por la posibilidad de almacenar datos sin importar su formato o contenido, y las facilidades que se tienen para su clasificación, sin que sea relevante desde que parte del mundo sean gestionados.

Así mismo, el sector de la gestión documental se ha dinamizado considerablemente, ya que al ser un gasto no productivo que consume una buena porción del presupuesto de las empresas, es fundamental que se opte por soluciones en las que la eficiencia esté asegurada. En la mayoría de los casos las compañías no tienen como ámbito de acción la gestión documental y en ese sentid, es la externalización del proceso la salida más viable, reduciendo los costes en hasta un 50% y por supuesto, optimizando su funcionamiento.

Por otro lado, el paso de un sistema a otro, es decir, cada uno de los gastos que implicaría para una empresa la transformación del modelo de gestión documental que estuviesen llevando hasta el momento, para luego hacer de él un centro moderno, serían altísimos. Esta es una de las razones claves para buscar un servicio de gestión documental BPO, en el que se facilite la constitución del nuevo modelo, pero al tiempo reduciendo los costes al máximo.

En ese orden de ideas, el sector del outsourcing documental se posiciona como una alternativa viable y en muchos casos la más apropiada para la reducción de gastos que no son necesarios en actividades que ni siquiera se están llevando a la práctica como se debe.

¿En qué consiste el servicio de gestión documental?

Son tres grandes procesos los que hacen parte de la actividad en general, en los que se puede clasificar un trabajo de esta índole. A continuación presentamos las actividades principales que se realizan en torno a ellos.

Digitalización masiva

  • Sin importar el tamaño o el formato del documento pasará a ser digitalizado.
  • Se contempla documentación como libros, documentos de corte histórico, planos, fotografías, microfilm, etc.
  • La digitalización estará certificada y cumpliendo con todos los requisitos de calidad.

Servicios después del proceso

  • Los documentos serán custodiados para un buen almacenamiento y conservación.
  • Se garantiza su destrucción confidencial para dar cuenta de lo especificado por la Ley en términos de protección de datos.

Captura de documentos

  • Haciendo uso de los motores de reconocimiento de caracteres como OCR, ICR y OMR, la captura de la información de los documentos será ejecutada en automático.
  • Se usará vídeo-corrección por operadores de grabación para validar y aprobar los datos que se capturen.
  • Para cada cliente se validará con bases de datos que ya existan, sin importar el gestor para la base de datos que se esté usando.
  • Cada cliente contará con un motor virtual personalizado para diseñar flujos de captura que actúen a la medida de cada caso particular.
  • Los datos capturados serán exportados en un formato específico para luego ser suministrados e ingresados en el sistema.

Sobre la plataforma de gestión de los datos

Al ser la gestión documental una actividad en la que se deben contemplar diversos tipos de situaciones y condiciones, se ha optado por la creación de una plataforma propia con la que se busca ofrecer un marco personalizable, ágil y que se integre al ciclo de vida de los documentos. Por tal razón, la plataforma es escalable y se va a adaptar al flujo y cobertura que se presenten, para que las necesidades reales de cualquier tipo de empresa sean cubiertas.

Así mismo, los documentos van a ser clasificados tanto en papel como en formato electrónico con base a tipologías documentales para su recuperación posterior, localización, modificación o entrega de permisos de acceso.

Para hacer más claras las tipologías que son contempladas para la plataforma de gestión documental, se enlistas los módulos que son claves para su buen funcionamiento y rendimiento óptimo:

  • Sistema inteligente de captura. El objetivo principal radica en la gestión de los documentos tanto en papel como en formato electrónico, además de su indexación a la base de datos de manera precisa y automática. Es una solución inteligente que cuenta con tecnología de auto-aprendizaje para que así la capacidad de reconocimiento se vaya incrementando con el paso del tiempo, a medida que se ajuste a las particularidades de cada caso.
  • Gestión de facturas. A partir de la digitalización certificada, la captura automática de las facturas generadas y el repositorio para la consulta desde la web, es una solución ideal para que las facturas recibidas de los proveedores en papel, puedan ser suprimidas.
  • Firma electrónica. Haciendo uso de certificados digitales y de sistemas biométricos, la plataforma va a completar el proceso con una firma electrónico de documentos, la cual será válida a través de varios tipos de dispositivos o de formatos del documento.

Servicio de gestión documental: Un resumen

Se trata de una solución inteligente con la que se logra una gestión óptima de la información y de los documentos de una empresa, para así lograr un impacto directo, no sólo en términos económicos, sino de productividad al agilizar procesos de acceso a los datos.

De esta manera, un servicio de gestión documental será el encargado de estructurar, modernizar y hacer más eficiente el archivo, para que así cualquier empresa, sin importar el sector al que pertenezca, se pueda dedicar a las actividades que en realidad son de su interés, mientras que los documentos son almacenados, conservados y clasificados por una agencia especializada en esta actividad.

Respecto a las formas en las que puede ayudar un servicio de estas características, son dos aspectos fundamentales para subrayar si se hace una evaluación de su conveniencia a partir de la postura de una empresa:

  • Los sistemas de archivo también estarán en formato electrónico, esto quiere decir que su almacenamiento y conservación será más óptimo, al permitir varios tipos de tamaño y de formato. Además se puede conformar una extranet para que el acceso y la estructuración de la navegación entre los documentos sea más fácil y cómoda.
  • Existen normativas que se han expedido específicamente para el tratamiento de la gestión documental y al optar por seguir las recomendaciones de un servicio de este tipo, se van a garantizar las condiciones exigidas en cuanto a la inalterabilidad de los datos, su conservación o la legalidad del archivo.

¿Qué beneficios reportar su implementación?

Más allá de que los beneficios serán múltiples para las empresas que lo implementen, se destacan los siguientes aspectos:

  • La gestión de los documentos será inteligente y efectiva al gozar de una adecuada organización, permitiendo que se reduzcas costos y recursos humanos.
  • El costo y esfuerzo por empleado será optimizado, a partir de una plataforma para la búsqueda y gestión de los documentos digital y física.
  • El archivo digital es de fácil acceso y al estar bien estructurado, será un ahorro de dinero y tiempo.
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