¿Alguna vez se ha preguntado cuál es el destino final de sus documentos? Al pasar por alto este punto, es probable que esté exponiendo a sus clientes o proveedores a posibles actos fraudulentos de terceros. Por ello, es importante plantearse las siguientes interrogantes:

 

1. ¿Está seguro de conocer cuál es el destino final de los documentos que se van a la papelera?
2. ¿Ha visto cómo destruyen los documentos de su empresa?
3. ¿Tiene la certeza de que su documentación es destruida mediante un proceso de seguridad?
4. ¿La competencia estaría interesada en la información registrada en sus documentos?
5. ¿Si encontrasen los documentos de su empresa en la calle, cree que su imagen se perjudicaría?
6. ¿Considera importante aplicar un tratamiento adecuado de seguridad documental para su información?

 

En cuanto se evalúen estas preguntas, estará cada vez más seguro de necesitar de un servicio de destrucción de documentos, pues el elemento de mayor valor en la actualidad es la información.

¿Por qué utilizar un servicio de destrucción de documentos?

 

La destrucción de documentos es un proceso que debe ser contemplado por todas las empresas, públicas o privadas, para que los archivos se procesen de modo legal. De hecho, la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal obliga a los empresarios a adoptar las medidas necesarias para garantizar que los datos personales estén seguros y no sean usados indebidamente.

 

Igualmente, es fundamental para cualquier compañía velar por sus intereses y criterios mínimos de acogimiento a las normativas. Hay que considerar que, probablemente, la competencia ya ha dado inicio a su proceso de destrucción de sus documentos para evitar que la información particular pueda llegar a manos no deseadas.

 

Cuando se cuenta con asistencia en destrucción certificada de documentos, es posible ofrecer un servicio más óptimo para el cliente, ya que se puede asegurar que los datos estarán protegidos bajo los máximos niveles de seguridad. Esto promete más garantías. Además, permite ahorrar dinero desocupando espacio.

 

Finalmente, al guardar por tiempo indefinido los documentos de sus clientes, los expone a un riesgo innecesario que puede evitarse si destruye los archivos a partir de una estrategia efectiva. Cuando no se cumple con este tipo de tratamiento, habrá una amenaza latente que compromete a sus proveedores, usuarios o instituciones dentro de su sector. No debe olvidar que la reputación y credibilidad de su empresa no son simples palabras y que debe velar por ambas

¿Por qué otras razones es aconsejable el servicio?

 

Actualmente podemos destruir la información que nuestra empresa genera usando papeleras o trituradoras de papeles. Son opciones económicas, pero generan un elevado índice de riesgo por diferentes motivos.

Riesgos de usar papeleras

1) Aunque es una inversión con resultados relativamente rápidos, tiende a llenarse en poco tiempo.

 

2) Ocupa espacio, a pesar de ser mínimo.

 

3) No presenta un alto grado de seguridad contra robo de documentos o filtraciones.

 

4) En realidad, los documentos no terminan siendo completamente destruidos, por lo que siguen siendo vulnerables ante cualquiera que sepa dónde buscar.

Riesgos de usar trituradoras

1) La capacidad de almacenaje es poca.

 

2) El costo de mantenimiento es alto.

 

3) Tan sólo se pueden procesar papeles y no discos duros u otros soportes de datos.

 

4) Para su utilización se requiere de emplear el tiempo de los trabajadores.

 

5) No hay seguridad ni seguimiento sobre la destrucción de estos documentos.

 

¿Por qué no se recomienda reciclar?

 

Dentro de la política de destrucción de documentos, en algunas empresas se contempla el reciclaje como una medida segura. En realidad, no es un método que pueda ser calificado de esta manera, ya que cualquiera podría recibir los papeles, realizar una selección de los mismos y así filtrar su información.

 

Los documentos para reciclaje se pueden almacenar por largos periodos de tiempo sin que nadie los toque o los mueva. Por lo tanto, no habrá criterios de seguridad valederos y este material podría exponer a la empresa, según la información que contenga.

Ventajas de elegir un método certificado de destrucción de documentos

 

En primer lugar, este tipo de servicio es un mecanismo para aumentar la seguridad con la que se trata la documentación y mejorar la productividad en los despachos, oficinas y archivos. Al ser un servicio externo, de gran capacidad y ejecutado por profesionales, implica un ahorro económico importante para su empresa, que no tendrá que gastar recursos realizando el procedimiento por sí misma.

 

Así mismo, la externalización es un medio por el cual se garantiza un trabajo efectivo, discreto, confidencial y seguro para la destrucción de la información. Respecto a la destrucción: es inmediata, así que se va a realizar en el mismo lugar de origen de la documentación. Una vez se ejecute será imposible reconstruir, recuperar o tan siquiera reconocer los documentos que han pasado por este procedimiento.

 

En ese orden de ideas, la destrucción in situ es el único método con el que se asegura al 100% la trazabilidad y la obtención de los resultados deseados. Todo esto partiendo de unas medidas de control, seguridad y confidencialidad. De tal modo, se reduce a cero el riesgo de una posible filtración o pérdida de un documento que sea clave, pues finalmente todos serán destruidos en una planta en la que se tratan residuos.

Resumen de las ventajas del método de destrucción certificada de documentos

 

a) El riesgo de una pérdida o filtración de la información es mínimo.

 

b) La capacidad de almacenaje es gigantesca si se la compara con las demás alternativas.

 

c) Se usan contenedores especializados para brindar seguridad a la documentación.

 

d) Es una solución con la que se puede destruir todo tipo de información, así que no importará el soporte o dispositivo en el que se almacene.

 

e) No implica una pérdida de tiempo para los trabajadores de su empresa.

 

f) En cuanto un contenedor esté lleno, la unidad móvil a cargo del proceso de destrucción se encargará de desplazarse a su sede y allí destruir la documentación. Posteriormente se envía a una planta de reciclaje.

 

g) Incluir este proceso dentro del tipo de tratamiento que se da a los documentos de sus clientes o proveedores, le dará un valor añadido al servicio o producto que ofrezca su empresa.

 

h) Es un método que cuenta con un certificado de garantía de destrucción.

¿Cuándo solicitar este tipo de servicio?

 

Aunque toda empresa debería cumplir con este tipo de procedimiento de destrucción de la documentación, hay momentos clave que pueden ser identificados.

(1)

Cuando se nota un exceso de documentos, la destrucción puntual de algunos de ellos es una posibilidad dentro del servicio. Así se puede establecer un mecanismo de control para impedir la acumulación descontrolada de archivos .

 

Así mismo, entre los que más pueden provocar este tipo de situación se encuentran los impuestos, documentos legales, currículos, traslados, cierres de oficinas, archivos de clientes, etc. Recuerde que son datos que toda empresa debe almacenar y por ello tienden a amontonarse con facilidad.

(2)

Hay documentos que no deberían guardarse por un período mayor a 6 años, pero esto siempre depende del calendario, las actividades y las necesidades de la compañía. Cuando la documentación tiene grandes plazos de antigüedad y no es necesario mantenerla bajo resguardo, es indispensable plantearse contratar un servicio de destrucción.

 

Deshacerse de forma segura de archivos viejos (especialmente de aquellos que no tienen mucha pertinencia) también sirve para liberar espacio de estantes y oficinas.

Finalmente, al ser un servicio que se elabora pensando en ofrecer la máxima personalización, las propuestas pueden ser reestructuradas para acomodarse a los requerimientos de cada caso particular. Por tanto, en realidad cualquier momento será el indicado para proceder con la destrucción de documentos que estén ocupando espacio que puede ser útil para otras tareas o que no vale la pena almacenar.

¿Cómo es el proceso de trabajo para la destrucción de documentos?

 

La destrucción in situ es la solución más óptima y sencilla para ambas partes, con la que se puede proteger a cualquier empresa de forma económica de filtraciones de documentos o información de cualquier índole.

1) Se debe solicitar el servicio de destrucción de documentos. En este punto se detallarán los requerimientos básicos para el cumplimiento del proceso y demás.

2) El servicio será programado, se instalarán los contenedores especializados para el trabajo y se aplicará todo el protocolo de seguridad para la recogida de la documentación. A su vez, se van a agendar las recogidas periódicas según las necesidades de la empresa.

3) A continuación se aplicarán procesos de seguridad interna, siempre informando la identidad de los operarios que estarán a cargo de ofrecer el servicio. Estos operarios van a recoger los documentos de los archivos o contenedores que se encuentren en la sede de la empresa.

4) Se dará inicio a la destrucción in situ, garantizando que sea lo más confidencial posible. Así se cumple el protocolo de seguridad establecido para la destrucción de la documentación a cargo de la unidad móvil. En cuanto a las unidades móviles, es importante aclarar que son autónomas y tienen una capacidad máxima de destrucción.

5) En cualquier momento se puede supervisar lo que se está haciendo y la destrucción de los documentos. Esto solo se le permite al responsable de la empresa asignado para vigilar el procedimiento.

6) Una vez se cumpla con la destrucción in situ, el material habrá desaparecido en su totalidad. Consecuentemente, el compromiso será reciclar los residuos resultantes del proceso, como una política de conservación del medio ambiente.

¿Habrá certificación de destrucción de documentos?

La custodia de la documentación requiere ofrecer una certificación. Esta debe asegurar que se ha cumplido con la destrucción y que los residuos fueron reciclados. El responsable de la empresa puede consultar por ella en cualquier momento que lo crea conveniente

¿Qué son los servicios periódicos?

 

Son visitas que se programan en función del volumen de documentos que deban ser procesados para cada empresa. En ese sentido, es un mecanismo que se adapta a cada negocio de acuerdo a lo que éste genere. Esto se hace para proceder con la destrucción in situ, sin que su compañía deba preocuparse en lo absoluto de este tema.

Material digital o soportes magnéticos

 

También se contempla su destrucción dentro del servicio. Uno de los puntos fundamentales dentro de esta categoría son los ordenadores viejos, los cuales pasarán a ser reciclados, donados a organizaciones de beneficencia o vendidos de segunda mano o por partes.

 

Aunque pueda parecer una tarea sencilla, los datos que se graban en los discos duros de los ordenadores deben eliminarse adecuadamente. De lo contrario, los piratas informáticos podrán superar ciertos mecanismos de seguridad y acceder sin autorización a los datos de su empresa. La solución consiste en destruir los soportes de datos, pues es el único método efectivo que asegura un 100% de fiabilidad.