Tecnología

Trello: Una herramienta colaborativa esencial para las organizaciones

Con el paso del tiempo la cultura de las empresas ha ido cambiado progresivamente, y el internet tiene mucho que ver con eso. La transformación digital ha aportado soluciones, al servir como como canal de comunicación y de soporte para las empresas.Trello cumple con esas dos funciones.

Aplicaciones como Trello también facilitan la coordinación y la asignación de tareas, permitiéndonos trabajar en un mismo espacio virtual, así como el ahorro de tiempo y la maximización del rendimiento.

Dos de sus principales particularidades, que las hermanan con otras aplicaciones como Asana o Wrike, son la capacidad de colaboración entre los distintos profesionales, gracias a una gestión flexible, y el aumento de la productividad del trabajo.

Trello: Comunicación efectiva

Tanto la productividad como la colaboración son posibles gracias a la comunicación que propician estas aplicaciones. La comunicación, además, suele ser más efectiva cuando se establece por medio de estas vías.

Asana, por ejemplo, envía emails cuando alguien interactúa con nuestro trabajo sin perturbar al resto de compañeros, y Trello permite comprobar de un vistazo aquellos proyectos y tareas que requieren nuestra atención.

Además de tener un gran poder transformador dentro de las organizaciones, estas tecnologías tienen un bajo coste o, incluso, muchas de ellas son gratuitas, lo cual las hace especialmente atractivas dentro del sector empresarial.

Colaboración sencilla y divertida

Enfoquémonos por ahora en Trello. Esta es una herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea muy sencilla, además de divertida y sin tener que pagar absolutamente nada. Este se configura como un tablero, similar al corcho de toda la vida, con notas y chinchetas, pero en el ordenador y con muchas otras opciones.

Tiene una interfaz web, pero también está disponible para iOS y Android. Lo que Trello nos muestra de entrada es muy similar a la estructura de una página web, de allí que sea considerada una herramienta intuitiva. En su interior cuenta con unas listas que están dispuestas de manera horizontal, las cuales nos permiten apreciar, de un solo vistazo, todo lo que hay en el proyecto.

Las listas tienen unos ítems, llamados tarjetas o cards, que pueden arrastrarse y soltarse en otras listas, o reordenarse y compartirse, incluso se pueden crear vía mail. Las cards individuales pueden contener listas de tareas, imágenes, archivos adjuntos, fechas de entrega, etiquetas de colores y comentarios de otras personas que compartan contigo el board.

Trabajo inmediato y en tiempo real

Las listas presentes en el tablero de Trello pueden diferenciarse por fechas o ámbitos recogidos en cada una de ellas. Las tarjetas son las que recogen el contenido o labores pendientes en tu proyecto dentro de cada una de las listas. Además de comentarios, en las mismas se pueden generar checklists.

Además, puedes incluir archivos adjuntos, establecer calendarios y alarmas para cada una de las entradas o tarjetas del tablero, fechas de vencimiento y etiquetas, para diferenciar de un simple vistazo qué tienes que hacer o cuáles son las tareas pendientes, entre muchas otras alternativas.

Por otra parte, Trello facilita el trabajo en equipo al operar de forma instantánea y telemática, en tiempo real.  Como verás, esta herramienta optimiza tu forma de trabajar y el desarrollo de tu negocio, aclarando tus rutinas de trabajo, priorizando, generando avisos de citas y muchas otras opciones.

Gestiona tu proyecto con Trello

Para comenzar a usar Trello, deberás crear una cuenta y registrarte como usuario. El procedimiento es muy sencillo, y estos son los pasos a seguir:

  • Entra en la web de com.
  • Haz clic sobre la opción “Regístrate”.
  • Añade tu nombre, correo electrónico y una contraseña.
  • Presiona “Crear una cuenta nueva”.

Trello.com te enviará un correo de confirmación a la cuenta email que has facilitado. Verifica la creación de la misma clicando sobre el enlace de confirmación.

Inicia sesión, colocando tu cuenta de correo y la contraseña, y comienza a gestionar tus proyectos. Por ser la primera vez que lo usas, el programa te ofrecerá un mensaje de bienvenida con las indicaciones básicas de funcionamiento.

Lo primero que debes hacer es crear tu tablero, clicando sobre la opción “Nuevo tablero”. Añade un título y luego personalízalo si quieres, creando, eliminando o cambiando filas, según tu conveniencia. Para ello no hay una norma específica, todo dependerá que lo que tengas pensado hacer.

Después de haber creado el tablero, puedes invitar a las personas que desees para que participen en tu proyecto. Busca en el menú la opción “Añadir miembro” y escribe el nombre de usuario de las personas que forman parte de tu equipo de trabajo. Podrás crear todos los equipos que quieras, no hay limitante para ello.

Empieza a trabajar con tus compañeros, iniciando una conversación y enviando archivos adjuntos desde cualquier dispositivo con acceso a Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive. Controla todos tus tableros, y diferencia grupos de personas en función a su naturaleza: empresa, compañeros de departamento, etc.

Borrar y buscar información

No puedes borrar tableros de forma permanente, pero sí eliminar tarjetas y cerrar tableros. Para eliminar una tarjeta, ve a la localización de la misma y haz clic en la opción “Más”. Luego selecciona la opción “Borrar” y listo. Así de fácil es Trello.

Si lo que deseas es cerrar un tablero, ve al menú, clica sobre la opción “Más” y, en lo que este se despliegue, elige la opción “Cerrar Tablero”. Para hacer esto, debes ser administrador de un tablón. Si quieres volver a visualizarlo, simplemente accede desde el botón “Tableros” y escoge la opción “Ver tableros cerrados”.

En caso de querer ubicar información que no logras visualizar a simple vista, utiliza el motor interno de búsquedas, que es muy rápido y eficaz. Junto al empleo de las etiquetas por colores, este motor de búsqueda te ayudará a no perder nada de vista. Trello no necesita ser actualizado constantemente, y es bastante liviano, por lo que no hay mayor demora al abrirlo o cambiar de función.

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